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会计信息化下辅助核算应用浅探
发布时间:2010年05月12日 10:59:31

(电子商务研究中心讯)  摘要:在信息技术日新月异的今天,信息化已成为企业会计工作的必然选择。账务处理系统是整个会计信息系统的核心。如何在账务系统中科学、合理地设置辅助核算是为提高会计信息系统效率和质量必须慎重考虑的问题,它直接影响会计信息系统的功能和性能,因此应对辅助核算设置问题给予足够的重视。

    随着企业规模的扩大,生产经营活动复杂化,各种业务核算对象越来越多,传统的核算方法已不再适应管理的要求。为了加强对各种信息的管理,更好地处理越来越多的核算对象,在会计信息系统中普遍采用了辅助核算的方法。它突破了传统的总分类账和明细账的核算方式,提供了灵活多变的辅助账及相应的查询统计等多种功能,为满足企业内部管理控制提供了更详尽有用的核算信息。如何科学、合理地设置会计科目的辅助核算以充分发挥计算机信息管理的优势,是值得广大财会人员探讨的问题。

  设置会计科目是将企业会计核算中所使用的会计科目逐一地按系统要求描述给系统。它是账务处理系统的核心,反映整个企业会计核算和财务管理的体系结构,是账务系统初始化设置中最烦琐、最复杂的设置工作。而辅助核算是针对科目的,实现了更广泛的账务处理,以适应企业管理和决策的需要,一般通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸,设置某科目有相应的辅助核算后,相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于一般的明细科目,它具有更加灵活方便的特性。

  一、设置辅助核算的原因

  第一,实际工作中某些企业核算业务对象较多,核算方式较特殊,需要对它们进行特殊管理;而且这类对象增加明细科目也会受到会计科目结构的限制,处理很不方便,更加不会突出特殊核算。

  第二,传统方式下科目分类账需要登记全部凭证,而辅助账只需登记有关部分凭证,两次登账交叉重复、工作量大、准确率低、不易核对。辅助账用于某些在日记账和分类账中未能记载的经济业务,作为备查账进行补充登记。

  第三,在各种会计信息化软件中,一般都提供了丰富的辅助核算功能。所谓辅助核算功能是指账务处理时,当一笔经济业务发生后,不但要登记总分类账、明细账等正式账簿,还要登记各种辅助账簿。记账凭证一经输入,只需执行“记账”功能,即可同时完成正式账簿和辅助账簿的登记工作,准确率高。

  第四,采用辅助核算可以简化会计科目体系,使会计科目体系变得相对稳定,而且还可进行纵向的和横向的信息查询分析,符合会计信息化环境的特点和对会计信息质量的要求。

  二、常用辅助核算的类型

  辅助核算是在会计信息化特定环境和方式下产生的一种新型核算方式,它采用传统明细账会计核算原理,同时兼顾会计信息化处理方式的特点,以最简便的方式最大限度地满足企业的核算要求。尽管目前各会计信息化软件都提供了辅助核算功能,但提供的辅助核算类型不尽相同。典型的辅助核算类型包括单位往来核算、个人往来核算、部门核算和项目核算,分别完成对账户的各往来单位信息、个人信息、部门信息及项目信息的独立核算和反映。

  (一)单位往来核算

  单位往来是指企业和其他企业间发生的经济业务,包括客户往来和供应商往来。单位往来辅助账是为了核算企业在生产经营过程中与外部企业发生的往来经济业务,如应收账款、预收账款和应付账款等都是处理单位往来业务的账户。根据目前会计信息化软件的实际水平,对往来账核算管理可采取如下方式:

  1.企业规模不大,有少量往来单位时,作为明细科目设置。对往来业务的处理方法是按往来单位设置明细账,即将往来单位设置为明细科目。当往来业务较多时,不仅增设的明细科目较多,而且也不便于开展往来款项的统计、分析与清理工作。

  2.企业规模较大,往来业务频繁时,将科目设置为单位往来辅助核算,作为账务系统中的往来单位进行管理,或选用应收、应付款系统管理。在这种情况下,只是往来业务的受控系统不同,前者的受控系统是账务系统,只进行总分类核算,后者的受控系统是应收(应付)系统。这样可以对应收款或应付款从不同角度进行查询与统计分析,还可减轻财务人员的劳动强度,从而使他们有充分的时间考虑收账、付款等策略。

  (二)个人往来核算

  个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的经济往来业务,如出差借款、私人借款等。由于各企业的经营性质、经营方法不同,有些企业的个人往来业务很少,有些企业个人往来业务很多且业务发生非常频繁。对于后者,在账务处理时,可启用个人往来辅助核算功能。将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中,可大大减少清理工作量,有利于加强个人往来账户的管理。

  当某一账户需要将企业职工作为核算对象时,可以使用个人核算。当企业需要按不同职员反映其差旅费等借款情况时,可将其他应收款设置为个人核算;当企业需要反映不同业务员的销售业绩时,可将主营业务收入设置为个人核算。

  (三)部门核算

  当某一账户需要核算和反映不同的部门信息时,可以使用部门核算。部门辅助账适用于对各种收支业务进行部门核算的企业。当企业需要按不同部门反映其制造费用、管理费用等情况时,可将制造费用、管理费用等账户的明细科目设置为部门核算;当企业需要反映不同部门的销售业绩时,可将主营业务收入账户设置为部门核算。采用部门核算后,不仅可以查询部门总账、部门明细账,还可输出部门收支明细表和部门计划执行报告。

  (四)项目核算

  所谓项目,一般被认为是专门的经营对象和核算对象。项目核算就是围绕一个专门的对象,将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本、在建工程、科研单位的科研课题等均可被设置为项目核算。

  如果企业需要反映不同产品的生产成本时,可将生产成本账户设置为项目核算,而将各种产品看作不同的项目;如果企业需要反映不同在建工程项目的建造成本时,可将在建工程账户设置为项目核算,而将各项在建工程项目作为不同的项目;如果企业需要反映不同商品的销售情况时,可将主营业务收入账户设置为项目核算,而将各种商品看作不同的项目。采用项目核算后,就可以查询各种项目核算与管理所需的账表,即项目总账、项目明细账,以及项目统计表和项目计划执行报告。

  三、辅助核算科目设置的方法

  在会计信息化过程中,设置会计科目有两种方式:直接采用原有科目,将已整理好的科目直接录入计算机;根据信息化的特点和实际情况对原有科目进行调整。前者容易造成科目体系庞大,难以满足业务发展的要求,给系统的实施和维护带来困难;后者主要通过设置科目的辅助核算,充分利用计算机存储容量大、处理能力强的特点,有助于提高核算和管理水平。

  (一)设置单位往来科目

  会计科目中有专门用于核算单位与本单位外部进行资金往来业务的科目,如应收账款、应付账款等。这些科目核算的业务涉及单位的债权债务,与单位的经济利益息息相关,特别是市场经济条件下各单位对此类业务的核算和管理要求越来越高。在账务系统中设置这类科目可采用以下3种方法。

  1.第一种方法:在总账科目下直接设立多个二级科目甚至三级科目,每个二级科目或三级科目对应一个往来单位名称,但对最低级科目的账类不能描述为单位往来核算。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1122应收账款资产金额式

  112201销售货款资产金额式

  11220101南京机械厂资产金额式

  11220102杭州利达厂资产金额式

  112202其他款项资产金额式

  11220201大连电机厂资产金额式

  2.第二种方法:在总账科目下设立划分业务类型或往来单位类型的二级科目,并将各个二级科目的账类描述为单位往来核算。通过系统的往来管理功能建立各个往来单位的档案资料,并可核算管理此类业务。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1122应收账款资产金额式

  112201销售货款资产金额式客户

  112202其他款项资产金额式客户

  3.第三种方法:仅设立总账科目,并将其账类描述为单位往来核算。同样通过系统的往来管理功能可核算管理此类业务。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1122应收账款资产金额式客户

  (二)设置个人往来科目

  会计科目中有专门用于核算单位与本单位职工之间资金往来业务的科目,如其他应收款等。为了清楚核算管理这类资金往来业务,在账务系统中设置这类科目可采用以下3种方法。

  1.第一种方法:在总账科目下直接设立多个二级科目,每个二级科目对应一个职工名称,通过这些二级科目核算每个职工的资金往来,或者通过二级科目划分业务类型,再通过三级科目对应一个职工名称,但对最低级科目的账类不能描述为个人往来核算。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1221其他应收款资产金额式

  122101刘伟资产金额式

  122102李小明资产金额式

  2.第二种方法:在总账科目下设立划分业务类型的二级科目,并将各个二级科目的账类描述为个人往来核算。通过系统的往来管理功能建立各个与单位有资金往来业务的职员档案资料,并可核算管理此类业务。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1221其他应收款资产金额式

  122101出差借款资产金额式个人

  122102私人借款资产金额式个人

  3.第三种方法:仅设立总账科目,并将其账类描述为个人往来核算。同样通过系统的往来管理功能可核算管理此类业务。

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  1221其他应收款资产金额式个人

  (三)设置部门核算科目

  为了加强管理,提高经济效益,许多单位都实行了部门核算。下面通过对管理费用科目的设置介绍部门核算科目的建立。通过部门辅助核算管理,不仅可以核算某一会计期间的管理费用总额和各个具体的费用项目总额,而且还可核算某一会计期间内各部门的管理费用总额,以及各部门各项管理费用的总额和各项管理费用在各个部门的总额。

  在会计信息系统中,同样可按手工方式建立管理费用的一、二级科目,且对各个二级科目的账类描述为部门核算,再通过系统部门管理功能建立单位各个部门的档案资料,系统就可以完成对各个部门管理费用的分项、分部门核算与管理。某企业管理费用科目设置如下:

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  6602管理费用损益金额式

  660201办公费损益金额式部门

  660202差旅费损益金额式部门

  660203折旧费损益金额式部门

  660204水电费损益金额式部门

  (四)设置项目核算科目

  实际会计核算时,经常要求将围绕一种产品、一项工程、一项科研等项目所发生的所有收支,按费用或收入类别设立专门的明细账,以便更好完成对每个项目投入产出及费用情况的核算。按这种核算要求,经常将按项目设立二级或三级科目,再在其下级设立收支或费用明细科目。由于企业规模不断扩大,生产产品种类增多,需要进行横向统计分析,该企业生产成本科目设置如下:

  科目编码科目名称科目类型账页格式账类

  5001生产成本成本金额式项目

  500101直接材料成本金额式项目

  500102直接人工成本金额式项目

  500103制造费用成本金额式项目

  500104其他成本金额式项目

  只要企业有核算需求,任何科目都可以设置为相应的辅助核算。在利用辅助核算功能时,应该广开门路,看重核算与管理要求的本质,遵循“实质重于形式”的原则。当然,只要需要,也可以综合运用以上各种辅助核算。下面以主营业务收入科目为例,通过部门核算和项目核算的设置来实现交叉立体核算处理。

  假定某大型企业的产品分为两大类,每一大类中又有多个具体产品。企业有4个销售部门,企业对主营业务收入的核算不仅要求核算总的产品销售收入和各类产品的销售收入,还要核算各个产品的销售收入及各部门的产品销售收入、分类产品销售收入和具体产品品种明细的产品销售收入。为实现这一要求,主营业务收入科目应设置为:

  6001主营业务收入

  600101甲类产品部门核算、项目核算

  600102乙类产品部门核算、项目核算

  综上所述,在会计信息化过程中使用辅助核算功能后,不但能简化科目结构、减少科目数量,而且还能方便地对一些特殊核算进行横向的或纵向的统计分析。实际工作中,应该全面结合本单位的实际情况,综合考虑企业管理的需要和财务软件本身具有的功能特点,选择适合本单位需要的辅助核算设置方法,使用辅助账强化会计信息的管理和控制,为企业的预测、决策提供信息和依据。随着用户对辅助核算理解的深入,它的应用领域必将越来越广泛。(来源:中国管理信息化 文/熊绪进)

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【关键词】信息化会计