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论文:基于B2B模式办公用品采购的探讨
发布时间:2019年12月24日 11:15:59

(网经社讯)摘要:越来越多的企业关注采购成本管理在市场竞争中的重要作用,其中办公用品采购属于非生产性物料采购,也是企业成本支出中的重要组成部分。本文对世界500强制造企业中国分公司办公用品采购模式由线下采购到B2B线上采购平台的搭建为例,对B2B模式下办公用品采购管理进行探讨。

1832年查尔斯·巴比奇最早认识到采购工作的重要性,20世纪初随着工业化进程的发展,汽车、铁路等大型制造企业的出现,人们对优秀的采购人员需求和物料专业更加关注,使得采购流程和采购理论得到了快速发展。20世纪70年代中期,准时化生产管理模式风靡全球,在产品生产质量和制造成本方面提出了更高的要求,采购是实现准时化生产的基础。90年代中期,企业普遍具有加强采购管理的意识,以保证生产、降低成本和不必要的浪费。如今,更多的企业着眼于对非生产性物料的采购管理,降低生产中的隐性成本,提升市场竞争能力。办公用品是非生产性物料采购的重要组成部分,本文主要通过世界500強制造企业中国分公司对办公用品采购模式介绍,以及方式由线下采购到B2B线上采购的变更,分析供应商变更过程中所出现的问题以及提出相应的对策,以期对企业基于B2B模式下办公用品采购管理提供参考。

1 办公用品采购方式

办公用品采购所包含的内容根据企业性质有所不同,一般是指文具用品、办公耗材、日杂百货、IT设备等,既包括签字笔、文件袋、复印纸、打印纸等低值易耗品,也包括显示屏、投影仪、打印机等价值较高的物品[1]。办公用品采购成本的可控性低,该外资企业的DL独资子公司在2018年办公耗材和文具用品的支出己达20余万。鉴于办公用品的采购频率和需求重复性高等特点,一般企业都会采取集中采购的模式进行采购。

办公用品的集中采购能够使日常办公用品透明化,便于采购部门进行采购工作,尽量统一企业内部办公用品的质量和避免重复的人力、物力及财力的损耗。

2 DL公司办公用品采购现状

2.1 供应商的选择

DL公司在2019年之前办公用品采购主要是线下进行,根据总公司对供应商的筛选和评定,确定为公司所在地一家民营公司为该公司办公用品的供应商。这家公司主营办公用品、部分电子产品,能够满足该公司正常的办公需求。2019年,DL公司将办公用品的供应商更换为某互联网平台,搭建线上采购平台进行采购。

2.2 采购流程

办公用品的采购由公司非生产性物料采购部门的采购专员负责,在更换供应商之前,办公用品的采购流程与其他非生产性物料需求采购的流程基本相同。各部门需要采购办公用品时,由部门助理统计各部门所需的办公用品类别、型号和数量。由部门助理在公司内部管理系统提交申请,系统根据订单的金额及部门成本中心向审批人(部门经理、负责办公用品的采购专员)发送邮件,提醒审批人员对订单进行审批,订单完成审批后由采购专员在系统生成订单并发送订单到供应商接收订单的邮箱。供应商在接收到订单后对订单内容进行确认,向采购部的公共邮箱发送订单确认的邮件以保证订单金额和交期,安排发货。

2019年在更换供应商,采取B2B模式采购办公用品后,IT部门在公司内部管理系统中上线办公用品购物平台。各部门计划采购办公用品时需部门助理统一在购物平台中自助将所需办公用品加入购物车,生成购物清单后系统生成申请到审批人处审批,审批通过后系统自动下单,等候供应商安排送货。两种采购模式相比较,线上办公用品采购具有以下特点:

第一,采购流程简化。采用B2B模式进行办公用品采购后流程更加简化,在审批完成后直接下达到供应商,减少了供应商确认订单和采购专员生成订单的过程,避免了在生成订单的过程中发生型号或数量的错误而耽误物品的交期。当部门需要较为特殊的办公用品时,线下采购模式,需要采购专员向办公用品供应商进行比价,与部门助理进行确认后进行订单的处理。采用线上采购平台后采购专员需要将工作重心放到与供应商沟通和协定合同上,通过统计过去几年公司购买频率较高的办公用品型号并提交清单给供应商,保证常用物品的线上库存,以及更新线上的产品。

第二,物品交期缩短。本地供应商在接收到订单后,首先需要对订单内容进行确认,然后再进行配货和送货。由于同属一地,供应商选择自行配送到公司的办公区。当出现订单中的某项产品缺货且需求者没有加急的情况下,为降低销售成本供应商会选择等待订单中商品全部配齐后送货。线上采购平台的供应商具有自营物流和配送中心,订单物品能够满足隔日到达,缩短了物品的交期。

第三,需求物品可视化。采用B2B线上购物平台,需求者能够更加直观地选择所需要的办公用品,网页中具备详细的物品介绍以便需求者判断是否符合要求,相同品类的产品更加丰富,需求者可以根据自己需要进行比对和选择,相较于之前部门助理可以选择的产品更加丰富。为了避免在进行选择时误选价格更高的相似产品,采购部门在更换供应商之前,对往年办公用品采购清单进行整理,列出常用品的购买清单。这个清单包含大部分的文具用品和常用的电子产品的商品编号,部门助理在线上购买时搜索清单中的商品编号即可快速寻找到所需产品。

3 DL公司线上办公用品采购存在的问题及对策

DL公司各部门办公用品的采购需求一般是按季度提出,线上办公用品采购平台投入使用五个月左右,在新采购方式上线后,调研发现以下问题:

第一,系统稳定性问题。部门助理在使用线上办公用品购物平台时反映,系统稳定性稍差,存在闪退的现象,甚至造成数据丢失。

第二,线上购物平台互动性不强。企业办公用品采购平台与个人在电商平台购物不同,企业办公用品采购平台缺少客服人员,当产品描述不清晰或缺货状态时,需求者不能够进行确认和提醒供应商补货。

第三,线上购物平台检索准确性不高。对于产品型号确定和商品编号己知的产品,部门助理在进行搜索时是十分便捷和准确的。当缺少同品牌同型号的产品时,部门助理需要通过一定产品描述进行产品搜索,但搜索结果的匹配程度不是很高。

第四,线上购物平台产品购买数量限制。当部门需求量大于供应商存货时,部门助理需要补提需求进行二次购买,产生重复工作的浪费。当部门需求数量小于供应商可下单数量时,比如笔记本、文件袋等文具用品单件是不满足下单要求的,只能购买大于需求量的办公用品。

针对于上述线上办公用品采购存在的问题,笔者提出对策和建议如下:

第一,系统稳定性的问题,需要DL公司IT部门与供应商共同解决,提高线上购物平台与企业管理信息系统的匹配度。IT部门指派相应的负责人,负责定期调试系统并收集线上购物平台使用过程中出现的问题,进行汇总并解决,为系统的稳定运行提供技术支持。

第二,供应商未在B2B业务中安排线上客服人员,当产品出现需要补货或更新产品目录时,需要采购专员与负责相应业务的供应商进行线下沟通,供应商接到采购专员反馈后再进行线上操作。除建议供应商在B2B平台上安排客服人员外,采购专员需要定期更新常购买办公用品的产品清单,并与供应商协调备足这些常用品牌和型号的办公用品。

第三,采购专员与供应商进行线下沟通到产品补货的时间是不确定的,增加了需求不能及时满足的风险,因此部门助理需要合理计划本部门办公用品的采购数量和周期以应对供应商不能满足需求的特殊情况。

线上办公用品采购平台检索准确率不高,一方面需要IT部门的支持,使线上购物平台更加智能化和人性化;另一方面,采购部门可以对提交申请的部门助理进行培训或远程指导,提高部门助理操作线上采购平台的熟练程度。当部门助理检索不到需求产品时,及时与采购专员联系要求供应商上线所需产品。

第四,当部门需求数量大于存货数量时,部门助理需要联系采购专员以便要求供应商及时补货。当所需产品需要一次性购买档次需求数量时,首先判断这个产品的消耗速度,若是消耗速度较快的签字笔、便利贴等,可以按照供应商要求购买量进行采购;若是消耗速度较慢的文件袋、橡皮等,需要通过比价查询是否存在可替代的无最低购买量的不同品牌相似产品进行采购。

4 82B办公用品采购模式优势分析

随着企业注重信息化建设和管理信息系统的使用,越来越多的企业选择应用B2B商业平台进行采购。B2B集中采购平台有助于企业内部和企业之间的联合采購、订购,实现信息流、资金流、商流有机的结合[2]。尽管在传统集中采购模式向B2B电商平台集中采购过渡的过程中存在一定的问题,仍然不能否定B2B电商平台集中采购办公用品具有传统集中采购模式不具有的优势和价值。

第一,减少交易环节,提高交易效率。应用B2B电商平台进行办公用品的采购可以减少采购比价和议价的次数。

第二,丰富产品类目,降低采购成本。线上采购平台的办公用品品牌和型号更加丰富,为需求者提供更多选择。同时,线上采购平台进行常用办公用品的采购更具价格优势,长期采用这样的采购模式将大大降低办公成本。

第三,采购流程透明化,提供审计便利。通过部门助理在线上采购平台自助选择所需的办公用品,价格和产品信息都是透明的,提高采购流程的透明化。部门助理每次需求的产品、数量和总金额会在其账号中保留,为其制定办公用品需求计划提供依据。线上办公用品采购有助于公司管理人员和审计人员对采购流程进行实时监控,有助于实现采购过程的控制,提高公司对非生产物料采购的管理和监督。

第四,实时了解库存信息,减少信息反馈时间。线上办公用品采购平台供应商的库存信息能够随时被需求者查询到,减少了传统集中采购办公用品需要提交需求后由采购专员反馈供应商库存信息,若缺少需求产品,再次提交需求的过程。需求者可以自行得到线上办公用品采购品台的产品库存信息,选择可替代产品等方式变更采购计划。

参考文献:

[1]季永伟.面向大型企业的办公用品合约采购管理系统的设计与实现[D].吉林大学,2018.

[2]杨昌玉.基于电商B2B的供应链集中采购模式探索[J].商业经济研究,2018 (6):82- 84.(来源:管理观察杂志 文/宋永昕 李燕 编选:网经社)

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